A felhőszolgáltatás lényege, hogy a szolgáltató biztosítja a szervert, amin tárolhatjuk például a cégünk működéséhez nélkülözhetetlen dokumentumainkat. A felhőhöz bárhonnan hozzá tudunk férni, például most, amikor a járványhelyzet miatt sok cég váltott át a homeoffice-ra, otthonról is, ráadásul bármikor elérhetőek azok a céges dokumentumok, amelyekkel a kollegáknak dolgozniuk kell. Ha egymásra épül a munkájuk, a felhőben követni tudják, hogy a többiek hol tartanak, mi készült már el, bekapcsolódhatnak a közös projektekbe. A főnökség számára pedig többek között azért is lehet jó a felhő, mert ott láthatják, ki milyen munkával hol tart, megfelelő ütemben halad-e, jól végezte-e a feladatát, van-e esetleg szüksége segítségre.  

És mivel a biztonságos szervert a felhőszolgáltató biztosítja, a felhőt bérlő cégnek az üzemeltetéssel nincsen gondja. A céges munka, működés egyszerűvé, hatékonnyá válik, akár bent dolgozik mindenki egy irodában, vagy több telephelyen, esetleg részben vagy egészben otthonról, mint most. A felhőalkalmazások könnyen integrálhatóak a már meglévő rendszerekhez, használatuk nem igényel külön szakértelmet, és bármilyen elektronikus eszközről elérhetőek, amit a munkánkhoz egyébként használunk. 

A felhőrendszerek elérhetőek anélkül, hogy a céges felhasználók komplex IT-háttérrel rendelkeznének. Nincs szükség külön hardver-szoftverkörnyezet kiépítésére a felhőrendszerek futtatásához, és nincs szükség külön IT-támogatásra sem. Azaz elkerülhetőek a költséges informatikai beruházások, valamint a karbantartás és az ehhez kapcsolódó emberi erőforrás költségei sem a céget terhelik. A felhőszolgáltatótól kért különböző funkciók pedig szinte azonnal elérhetővé válnak a cégünk számára, mindössze internetkapcsolat kell hozzá, meg az az elektronikus eszköz, amin egyébként is dolgoznak a kollégák. 

A szolgáltatók pedig folyamatosan fejlesztik a rendszert, hogy még inkább ki tudják szolgálni a felhőbérlők igényeit. Különböző modulokat kínálhatnak, adatbáziskezelőt, ha szükséges, kérhetjük a szerverkapacitás bővítését, mentést, archiválást, és más hasonló kapcsolódó szolgáltatásokat. 

Ha először vennénk igénybe felhőt, jó ha összeírjuk, mire van szükségünk, mikkel dolgozunk, mit szeretnénk elérni, és kérhetünk segítséget a szolgáltatási csomag összeállításához is. Célszerű olyan felhőszolgáltatót választani, ahol a felhasználó igényeitől függ a havidíj, vagyis paraméterezett rendszerhasználat-alapú a fizetendő. Abban biztosak lehetünk, hogy összességében jóval előnyösebb lehet anyagilag is a felhőszolgáltatás, mintha saját szervert üzemeltetnénk. Már ha egyáltalán van erre módunk. Főleg kisebb cégeknek nyújthat olyan pluszt a számítógépen végzett munkákhoz a szerverszolgáltatás, amelyet önerőből nem lennének képesek üzemeltetni. 

A hagyományos, helyszíni applikációk gyakran szorítják a felhasználókat a „szoftverbirtoklás” és –kezelés erőforrás-igényes korlátai közé, ugyanis üzemeltetésük jelentős idő- és költségráfordítást jelenthet minden érintettnek. Ezzel szemben a felhő egységes, egyszerű és átfogó szoftverszolgáltatást jelent, megbízható szakértői támogatással. És ami még szintén a javukra írható, hogy a jó rendszerek gyorsan és rugalmasan adaptálhatók a vállalaton belül felmerülő változó igényekhez. 

Mivel az adatok a felhőben tárolódnak, nem veszhetnek el, még akkor sem, ha a felhasználó számítógépe vagy más elektronikus munkaeszköze meghibásodna. A felhőbe mentett adatok ekkor is elérhetőek lesznek.